در دنیای کنونی اطلاعات مهمترین رکن توسعه سازمان به شمار می رود و سیستم های اطلاعات از مناسب ترین ابزارهای مدیران به منظور اتخاذ انواع تصمیم گیری و برنامه ریزی می باشد. از طرف دیگر دستیابی مناسب به اطلاعات علاوه بر تسهیل و تسریع عملیات جاری سازمان توانایی پردازش را افزایش داده و مدیران سطوح مختلف سازمان ها را در نظارت و کنترل فعالیت ها ی سازمان توانمند می نماید.

مدارک پزشکی به عنوان یکی از برجسته ترین و شاخص ترین پارامترهای علوم بهداشتی و پیراپزشکی به خصوص در جهت نشان دادن راندمان کاری و کیفیت های درمانی مطرح بوده و محک قابل ارزشی به شمار می رود که می تواند ابزار نیرومندی در جهت اعتلای کیفی و کمی پارامترهای بهداشتی باشد.

این بخش در مراکز بهداشتی و درمانی شامل 4 قسمت متمایز و مرتبط با یکدیگر می باشد که به شرح زیر است:

    1-بخش پذیرش

    2-بخش کدگذاری بیماری ها

    3-بخش آماری

     4-بخش بایگانی پزشکی

بخش پذیرش

 اولین بخشی که مراجعین و بیماران در زمان مراجعه به مراکز درمانی با آن مواجه می شوند و به طور کلی هدایت و ارتباط بیماران با بخشهای مختلف بیمارستان را برقرار می سازد بخش پذیرش است. از مهمترین وظایف و عملکردهای این بخش دریافت صحیح اطلاعات و ثبت آنها در فرمهای مخصوص و نیز ایجاد روند مناسبی برای ادامه درمان بیمار و عملیات مربوط به آن می باشد.

این بخش چون در بدو مراجعه بیمار قرار دارد باید از پرسنل و کادری که اخلاق خوب و شایسته این بخش را داشته باشند تشکیل شود تا اثرات مثبتی به روحیه بیماران و همراهان وی القا نماید.

پذیرش بر طبق دستورالعمل های خاص مدارک پزشکی به پذیرش بیماران می پردازد و به نظم و روند صحیح درمان کمک نماید.شایان ذکر اشت این بخش همواره با بخشهای مختلف بیمارستان در ارتباط نزدیک بوده و بالاخص با بخشهای مدارک پزشکی ارتباط تنگاتنگ دارد.

 شرح وظایف واحد پذیرش

پذیرش صحیح بیماران

ثبت دقیق اطلاعات هویتی و شناسایی بیماران در زمان پذیرش

ارتباط و هماهنگی با واحد اسناد پزشکی در خصوص تایید رضایت های برخی از اعمال جراحی

اخذ رضایت نامه های مورد نیاز از بیماران یا سرپرست قانونی آن

ارتباط و هماهنگی با امور مالی و واحد امور قراردادها جهت اطلاع از انواع بیمه های طرف قرارداد و وضعیت قراردادهای جدید

ارتباط و هماهنگی لازم با مسئول پذیرش, ریاست اداره پذیرش و مدارک پزشکی در خصوص اطلاع از آخرین بخش نامه ها و دستورالعمل های صادر شده جهت تشکیل پرونده و بستری بیماران.

نحوه پذیرش بیماران :

الف)  بیمارانی که دستور بستری دارند:

      1- مراجعه بیمار به واحد پذیرش بستری 2- وارد کردن مشخصات بیمار و اطلاعات مورد نیاز در سیستم HIS 3- اخذ رضایت نامه از بیمار و همراه وی 4- تشکیل پرونده.

حضور همسر بیمار به هنگام بستری جهت اخذ رضایت معالجه و عمل جراحی الزامی است و در صورت طلاق یا فوت همسر (بعد از ارائه مدارک معتبر)یکی از وابستگان درجه یک بیمار به ترتیب الویت (1- پدر 2- پسرارشد 3- برادر بیمار) می تواند با ارائه شناسنامه نسبت به بستری بیمار خود اقدام نماید.

 ب) بیمارانی که اورژانسی هستند:

 1- مراجعه بیمار به درمانگاه اورژانس ، ارزیابی اولیه توسط مسئول تریاژ ، هدایت بیمار به پزشک اورژانس

 2- دریافت دستور بستری از پزشک اورژانس

  3- مراجعه بیمار /همراه بیمار به واحد پذیرش بستری جهت تکمیل پرونده و اخذ رضایت نامه از بیمار /همراه بیمار ،

    هدایت بیمار جهت بستری موقت در اورژانس یا در صورت نیاز انتقال به بخش مربوطه و ادامه درمان 

   مدارک مورد نیاز جهت پذیرش بستری :

         1- اصل شناسنامه و کارت ملی بیمار و همسر به همراه کپی صفحات اول و دوم شناسنامه

          2-اصل دفترچه بیمه بیمار به همراه کپی

          3-درصورت عقد موقت اصل صیغه نامه  به همراه کپی تمام صفحات